5 mins read
Kalau Sistem Bisa Bikin Kaya, Semua Perusahaan Sudah Sukses
“Sistem tidak menggantikan cara berpikir manusia, ia hanya mempercepat hasil dari cara berpikir itu.”
Ilusi Tentang Sistem yang Bisa Menyelamatkan Segalanya
Dalam beberapa tahun terakhir, banyak bisnis mulai percaya bahwa membuat sistem adalah jawaban dari segala masalah. Mulai dari sistem kehadiran, sistem absensi, sampai ERP besar yang terintegrasi ke semua divisi. Harapannya sederhana: begitu sistem dipasang, semua hal otomatis berjalan rapi.
Tapi kalau sistem memang semujur itu, bukankah semua perusahaan yang sudah digital seharusnya kaya sekarang? Faktanya, banyak yang justru tambah bingung. Tim makin sibuk input data, laporan makin panjang, tapi keputusan tetap lambat.
Yang sering dilupakan adalah: sistem tidak bisa menggantikan cara berpikir manusia. Ia hanya mempercepat apa yang sudah ada, baik atau buruk.
Bagaimana Melihatnya Secara Praktis
Jangan mulai dari pertanyaan “software apa yang harus saya beli?” tapi “masalah apa yang paling sering membuat tim saya melambat?”
Sistem bukan jalan keluar, tapi alat bantu. Ia hanya berfungsi kalau arah sudah jelas.
Menurut laporan McKinsey (2023), lebih dari 70% proyek transformasi digital gagal karena kesiapan organisasi, bukan karena teknologinya.
Dua Kubu yang Sama-Sama Salah: Anti Sistem vs Fanatik Sistem
Kalau diperhatikan, bisnis biasanya terbagi dua ekstrem.
Kubu pertama adalah yang anti sistem. Mereka merasa semua masih bisa manual. “Ngapain pakai software, toh masih bisa pakai Excel.” Akibatnya, setiap laporan harus disusun ulang dari nol, pekerjaan menumpuk di satu orang, dan saat orang itu cuti, semua berhenti.
Kubu kedua adalah yang terlalu fanatik sistem. Mereka percaya software bisa menyelamatkan segalanya. Begitu ada vendor datang dengan kata-kata “otomatisasi penuh,” langsung tertarik. Tidak peduli apakah tim siap, apakah prosesnya jelas, yang penting terlihat modern.
Dua-duanya sama berbahaya. Yang pertama menolak perubahan dan kehilangan kesempatan untuk berkembang. Yang kedua kelelahan mengejar sesuatu yang belum siap dijalankan.
“Yang satu sibuk bertahan, yang satu sibuk mengejar. Padahal yang dibutuhkan hanyalah berjalan dengan sadar.”
Yang Biasanya Saya Lakukan di Lapangan
Biasanya, saya mulai dengan satu sesi diskusi kecil dengan tim klien untuk memetakan dua hal: pekerjaan yang berulang dan pekerjaan yang paling banyak memakan waktu. Dari situ, ketahuan mana proses yang memang butuh sistem, dan mana yang sebenarnya hanya perlu SOP.
Sistem Itu Bukan Tentang Kode, Tapi Tentang Cara Kerja Manusia
Banyak orang salah paham,mereka pikir sistem itu soal aplikasi dan kode. Padahal, sistem sejatinya adalah cara kerja yang bisa diulang tanpa tergantung individu. Software hanyalah bentuk digital dari cara kerja itu.
Kalau proses dasarnya belum benar, sistem apa pun tidak akan membantu. Misalnya, kalau SOP tidak dijalankan, komunikasi antar divisi tidak jelas, atau peran setiap orang tidak terdefinisi, maka sistem hanya akan menambah kompleksitas.
Jadi sebelum bicara dashboard atau integrasi API, pastikan dulu tim punya kebiasaan kerja yang konsisten. Karena sistem yang baik bukan dimulai dari software developer, tapi dari disiplin organisasi.
Cara Sederhana untuk Memulai
Minta setiap anggota tim menulis tiga pekerjaan paling rutin setiap minggu.
Lihat tumpang tindih antar peran. Kalau banyak yang ganda, itu sinyal belum ada sistem kerja yang jelas.
Dari situ, Anda bisa mulai menyusun sistem kerja manual dulu sebelum berpikir digitalisasi.
“Sistem yang baik bukan dibuat oleh programmer, tapi oleh manusia yang mengerti pekerjaannya.”
Kenapa Banyak Sistem Gagal Walau Fiturnya Lengkap
Saya pernah lihat satu perusahaan jasa yang baru saja mengembangkan sistem internal dengan biaya ratusan juta. Fiturnya lengkap: absensi, task tracking, hingga approval otomatis. Tapi dua bulan kemudian, tim berhenti memakainya.
Alasannya sederhana: sistemnya tidak sesuai dengan cara mereka bekerja sehari-hari. Menu terlalu banyak, proses terlalu panjang, dan setiap revisi harus lewat dua lapisan approval. Akhirnya, semua kembali ke WhatsApp dan Google Sheets.
Ini bukan cerita tunggal, fenomena seperti ini terjadi di banyak bisnis. Bukan karena sistemnya buruk, tapi karena tidak dibangun berdasarkan realita manusia yang menggunakannya.
Sistem yang tidak mengikuti alur manusia akan selalu ditinggalkan manusia.
Bagaimana Mencegah Hal Ini Terjadi
Libatkan pengguna sejak awal. Biarkan mereka ikut mendesain alur yang realistis.
Uji sistem dengan 1 divisi dulu, bukan seluruh perusahaan sekaligus.
Pastikan hasil dari sistem terasa lebih cepat, bukan lebih rapi saja.
“Sistem yang tidak terasa lebih mudah akan terasa lebih memberatkan.”
Sistem Hanya Memperbesar Apa yang Sudah Ada
Sistem itu seperti kaca pembesar. Ia hanya memperjelas apa yang sebenarnya sudah ada di dalam organisasi. Kalau timnya sudah solid, sistem akan membuat mereka lebih efisien. Tapi kalau dasarnya berantakan, sistem justru membuat kekacauan terlihat lebih jelas.
Itu sebabnya, sistem sering kali disalahkan padahal masalahnya ada pada budaya kerja.
Pernah ada klien yang berkata, “Sistem ini bikin ribet.” Setelah ditelusuri, ternyata bukan sistemnya yang rumit, tapi proses manual mereka sebelumnya tidak pernah terdokumentasi dengan benar.
Insight Tambahan
Menurut riset Deloitte (2022), lebih dari 65% organisasi yang gagal mengimplementasikan sistem digital mengakui akar masalahnya ada pada perilaku tim dan struktur kepemimpinan, bukan fitur software.
“Teknologi hanya memperbesar niat, bukan menggantikannya.”
Menyadari Bahwa Tanpa Sistem Pun, Ada Batas yang Tidak Bisa Ditembus
Tanpa sistem, bisnis tidak bisa tumbuh melewati batas tertentu. Semua keputusan akan bergantung pada manusia, data tercecer, dan tidak ada cara untuk menilai performa secara objektif. Akhirnya, perusahaan berjalan berdasarkan ingatan, bukan informasi.
Bayangkan bisnis dengan 30 karyawan tanpa sistem absensi digital. Semua catatan cuti, lembur, dan kehadiran dipegang satu admin. Begitu admin itu resign, semua data hilang.
Prinsip yang Saya Pegang
Saya selalu bilang ke klien: kalau bisnis Anda sudah mulai kesulitan memantau performa, itulah tanda paling jelas bahwa sistem mulai dibutuhkan — bukan karena ingin terlihat modern, tapi karena ingin tetap efisien.
“Bekerja tanpa sistem itu seperti mengemudi tanpa spidometer, Anda bisa cepat, tapi tidak tahu kapan kehabisan bensin.”
Jalan Tengah: Saatnya Bisnis Berpikir Realistis dan Adaptif
Sistem yang berguna tidak lahir dari proyek besar yang ambisius. Ia tumbuh dari pendekatan realistis, satu langkah kecil yang benar-benar menyelesaikan masalah nyata.
Mulailah dari satu divisi, satu proses, satu kebiasaan. Pastikan berjalan dulu sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya.
Langkah Kecil yang Bisa Dicoba
Pilih satu aktivitas paling menguras waktu setiap minggu.
Dokumentasikan prosesnya secara sederhana di Google Sheets atau Notion.
Uji selama dua minggu. Kalau terasa lebih ringan, baru pikirkan bagaimana cara mengotomasi.
“Mulailah dari hal yang kecil tapi terasa, bukan dari hal besar yang tidak pernah selesai.”
Penutup: Sistem yang Berguna Selalu Dimulai dari Manusia, Bukan dari Software
Kalau sistem bisa membuat pekerjaan tim lebih mudah, itu karena tim sudah punya kebiasaan disiplin. Kalau sistem gagal, bukan berarti sistemnya jelek, tapi mungkin karena kita belum menyiapkan manusianya.
Teknologi hanya alat. Ia tidak menggantikan tanggung jawab, komunikasi, dan struktur kerja.
“Sistem terbaik bukan yang paling canggih, tapi yang paling bisa dipakai.”
Kalau Anda Ingin Melangkah Lebih Jauh
Kalau Anda merasa tulisan ini relevan dengan kondisi bisnis Anda, mungkin ini waktu yang tepat untuk melihatnya lebih dekat dan lebih terarah.
Business Clarity Audit
Banyak pemilik usaha merasa timnya sudah kerja keras setiap hari, tapi hasil tetap terasa berat. Proses manual, data yang berantakan, dan alur kerja yang tidak jelas sering bikin semuanya terasa macet.
Lewat Business Clarity Audit, Anda bisa melihat secara objektif apa yang membuat bisnis terasa berat, dan bagian mana yang paling butuh dibenahi, tanpa langsung loncat ke pembelian software.
1:1 Ngobrol Sistem Tanpa Perlu Paham Teknis
Kalau Anda ingin membahas situasi bisnis secara pribadi, sesi ini cocok untuk direksi, manajer operasional, atau pemilik bisnis dengan tim 5–50 orang yang sedang bingung menentukan prioritas.
Selama 60 menit, kita akan bedah struktur kerja, menemukan hambatan utama, dan menyusun prioritas nyata yang bisa langsung dijalankan tanpa bahasa teknis atau tekanan jualan.
👉 Daftar sesi konsultasi di sini
Terima kasih sudah membaca 🙏
Kalau tulisan ini membantu Anda melihat hal yang sebelumnya kabur, saya akan sangat menghargai kalau Anda bersedia berbagi pendapat atau testimoni singkat tentang pengalaman Anda.
👉 Bagikan pendapat Anda di sini
References
About Author
Lorencius A. Purnama
Managing Director
